I dag er en vigtig del af vores kommunikation skrevet: SMS, WhatsApp, e-mails ...
De ord, vi vælger, vores vendinger eller vores tegnsætningstegn får en særlig betydning: hvordan man skriver, hvad vi vil sige? Hvordan modtager og fortolker hvad den anden siger?
Høflighed i e-mails med variabel geometri
I e-mails kan vaner og metoder variere meget.
Nogle vælger et effektivt (men lakonisk) "ok" eller "tak" (mens du forventede et brusebad af glitrende gifs ledsaget af en kærlighedserklæring), andre fortæller deres reaktion i detaljer eller endda vælg formaliteter ...
I en professionel sammenhæng er meddelelser et følsomt, endda tornet spørgsmål. Den måde, vi skriver vores meddelelser på, kan hun understrege eller underminere vores partnere og samtalepartnere?
Personligt indrømmer jeg, at jeg har et twist i rædsel:
"Tak for (gør dette)".
Jeg sværger til dig, når jeg læser denne sætning, eksploderer min hjerne! Jeg har en fornemmelse af, at min samtalepartner opfordrer mig til at gøre noget med mulighed for nedladning uden nogen høflighed.
Et videnskabeligt eksperiment med professionelle e-mails
Jeg regnede med, at du måske var interesseret i dette emne, så jeg gennemsøgte de videnskabelige publikationer for at se, om nogen havde undersøgt dette emne af e-mails og deres modtagelse . Svaret er ja!
To forskere, YoungAh Park og Venera C. Haun, har nøje undersøgt spørgsmålet om stress på arbejdspladsen, hvad der skaber eller fodrer det, og hvordan man kan komme sig fra det.
De to specialister observerede dataene fra 167 par, hvis to medlemmer arbejder ved flere lejligheder i løbet af en hel uge: Fredagen før de rejser til weekenden, den følgende mandag morgen, på et andet tidspunkt i ugen ...
Forskere har især observeret "incivilities" modtaget via e-mail, det vil sige beskeder, hvor tonen, indholdet eller timing kan skabe stress.
Samtidig beder de deltagerne om at vurdere deres stressniveau og besvare et par yderligere spørgsmål.
Uhøflige e-mails, en kilde til stress
Resultatet er ingen overraskelse: mennesker, der modtager flere ucivile e-mails, rapporterer mere spænding i slutningen af dagen, flere fysiske symptomer på stress (migræne, rygsmerter osv.) Og flere negative følelser.
Indtil da virker resultatet indlysende! Hvad der dog kan være mere overraskende er, at disse e-mails (og den stress, der skyldes dem) også ser ud til at påvirke arbejdsinddragelse ...
Når folk modtager uhøflige e-mails i løbet af ugen, har de en tendens til at "trække sig ud" fra arbejde den følgende uge for at tage et skridt tilbage for at blive involveret lidt mindre.
Og det er normalt! Det er en mekanisme til at beskytte og bevare vores ressourcer.
Så disse resultater antyder, at ikke kun e-mails har indflydelse på medarbejdernes sundhed, men de kan også påvirke virksomhedens funktion ...
Stresset af uhøflige e-mails er smitsom
Et endeligt resultat af eksperimentet er endnu mere overraskende: de ansatte, der modtager disse forbandede e-mails, ser ud til at overføre deres stress til deres partner ... som den følgende uge også mister interessen for sit eget arbejde!
Hvis vi sammenfatter, useriøse eller ikke-civile e-mails har en kumulativ effekt: de stresser medarbejdere OG deres familier, påvirker medarbejderens arbejde OG hans partners arbejde.
Spørgsmålet om e-mails er derfor et afgørende spørgsmål!
Hvordan skriver man respektfulde e-mails?
Mens nogle incivilities begås bevidst (MEN HVORFOR NAVN?), Er andre ikke bevidste.
Nogle gange er alt, hvad der kræves, et komma, et udråbstegn, akavede vendinger af sætningen for den skade, der skal gøres, for den anden har skriftligt ingen ikke-verbale spor til at forstå besked…
Lad os for eksempel sige, at du en aften sender din supervisor en produktion, der krævede meget tid og energi for at modtage en simpel "tak" som svar.
Er dette et kort "tak"? Er det en "tak", der betyder "ok godt modtaget, men jeg har ikke kigget endnu"? Er det en "tak", der indikerer, at dit arbejde værdsættes? Sløret er totalt.
Mens ansigt til ansigt kunne spor have hjulpet dig med at forstå budskabet: et smil, en kropsholdning, en gest ...
Skriv pænt, det kan læres!
Hvad kan der gøres for at sikre, at vi skriver e-mails på en civil og omsorgsfuld måde og tager os af os selv og vores modtager?
Det første tip, som jeg vil rådgive hele verden, ville være så vidt muligt og i henhold til dit ønske at vedtage ikke-voldelig kommunikation .
Hvis omstændighederne tillader det, kan du også diskutere emnet for e-mails med dine overordnede og kolleger: måske kan formalisering af en proces hjælpe?
Personligt prøver jeg at holde to trin i tankerne!
For høflige e-mails skal jeg være opmærksom på min nuværende tilstand
Idéen kan synes åbenbar, men det er ikke så meget.
Når jeg skriver en e-mail, en sms, et brev, føler jeg følelser. Jeg kan være ked af det, fordi jeg sov dårligt, irriteret over min arbejdsbyrde eller på grund af et argument med min partner ...
At være opmærksom på disse følelser kan hjælpe mig med at tage en lille afstand og ikke formidle dem i min skrivning .
Jeg tager det foregående eksempel: Jeg er træt, jeg har arbejdet meget, og jeg modtager denne vage "tak".
Ved første øjekast er jeg irriteret: Jeg spekulerer på, om mit arbejde er set, er jeg nødt til at have en feedback ... men måske for hans del siger min samtalepartner virkelig "tak" med al venlighed af verden !
For høflige e-mails skal jeg tænke over, hvad jeg vil skrive
Hvad mener du virkelig? Hvad er vigtigt for din modtager at høre? Har du brug for at fremsætte en anmodning? Hvad vil du have, at modtageren skal gøre? Hvorfor ?
Jeg tager mit lille eksempel. Da jeg sendte min berømte præsentation, skrev jeg:
"Maskine,
Vedhæftet er præsentationen til mødet 23. august.
Med venlig hilsen ”
Jeg fremsatte ikke den mindste anmodning, jeg udtrykte ikke noget behov ... Vanskeligt, i dette tilfælde at forvente en specifik reaktion fra den anden!
Hvis jeg ønskede et retur, kunne jeg have tilføjet:
”Jeg er nødt til at sikre mig, at dette job vil være nyttigt. Din mening er vigtig for mig, og din feedback hjælper mig med at justere det producerede indhold. Har du tilgængelighed til udveksling? "
Tøv ikke med at være så specifik som muligt! Hvis du har en deadline, kan du for eksempel nævne den ("mødet finder sted den 23. tror du, du kan svare mig senest den 20.?").
Bemærk, at den spørgende formulering kan være særlig nyttig til at skabe et omsorgsfuldt miljø.
I stedet for at skrive "tak for at gøre dette" a "tror du, du kan gøre dette?" "Eller simpelthen" kan du gøre dette af en sådan grund for et sådant mål? »Giver dig mulighed for at give din modtager frihed og ikke stille krav. Det er dyrebart!
Og dig, hvordan formår du at udstråle lidt venlighed i dine e-mails? Har du nogle tip? For at gå videre anbefaler jeg denne artikel fra Science Daily (på engelsk)!
